Bruno Ruocco DTP Freelance

Archiviazione digitale

E’ facile per un’azienda ritrovarsi con un grande ammontare di documenti cartacei e  pensare di digitalizzarli. 

Digitalizzare i documenti cartacei significa ottenere un archivio alternativo ad essi con l’equivalente documento informatico, senza che questo lo sostituisca.

Pensare ad una archivio digitale oltre a guadagnare lo spazio occupato da scaffali e passaggi indispensabili per il ritrovamento dei documenti, avrai il vantaggio di ricercarli e consultarli più facilmente e rapidamente i tuoi documenti.

Un’altra problematica legata alla gestione del documento cartaceo è la probabilità che venga danneggiato a causa di calamità o di incidenti che può significare anche la perdita assoluta.

Valutare di effettuare questa attività all’interno della struttura aziendale spesso fa emergere quanto sia elevato il costo e quanto l’ottimizzazione dei tempi e dei ruoli delle risorse sia difficile da gestire.

Le varie fasi del processo del servizio di archiviazione digitale che offre Bruno Ruocco DTP Freelance sono:

  • ritiro dei documenti presso il cliente

  • scansione e digitalizzazione dei documenti

  • archiviazione dei documenti sui propri sistemi informativi

  • catalogazione su un database seguendo le indicazioni del cliente

  • disponibilità dei documenti su supporto magnetico

Non c’è dubbio che, oltre alla riduzione dei costi per tutte le attività di archiviazione e ricerca, del tempo di stampa o fotocopiatura dei documenti originali, l’azienda ne guadagnerà in efficienza, modernità, rapidità nella gestione dei documenti.

E se durante la scansione ci fosse qualche documento per il quale si vuole una nuova versione da modificare, posso offrire il servizio di conversione PDF in testo e successiva  Impaginazione a costi vantaggiosi.